A rotina de um consultório médico é muito agitada e, por isso, é necessária uma otimização do tempo para que sua hora de trabalho se torne mais produtivas. Saber como aperfeiçoar o tempo no consultório permite aos médicos e profissionais da área de saúde o desenvolvimento de suas atividades com mais tranquilidade e qualidade, influenciando diretamente no bem-estar dos seus pacientes.
Nesse contexto, a gestão de tempo reflete na capacidade de gerenciar a agenda e a rotina profissional, lidando com situações como reagendamentos, ausências de pacientes e até mesmo atrasos em consultas. É muito comum que aconteçam imprevistos durante os cuidados com os pacientes, por isso é tão importante saber organizar melhor o atendimento e garantir um fluxo de trabalho mais adequado.
Pensando nisso, desenvolvemos este artigo com algumas dicas de gestão de tempo voltado para os profissionais da área médica que atuam em clínicas e consultório próprios. Além de ensinar algumas práticas que vão contribuir para a organização do consultório, você vai descobrir como pequenas ações podem influenciar na qualidade e na especialização de áreas correlatas, como é o caso dos setores administrativo e contábil. Acompanhe!
Organize a rotina e categorize tarefas
Sabemos que a rotina de um consultório médico não se resume exclusivamente a atendimentos aos pacientes. Também é preciso montar a agenda de atendimento, programar os horários de higienização do espaço e estabelecer as atividades e obrigações do setor administrativo, como o controle de estoque de insumos e medicamentos, por exemplo.
Há ainda um setor importante — e que muitas vezes não recebe a devida atenção — que é o setor financeiro. Além de organizar o fluxo de caixa, é preciso atentar para o cumprimento de obrigações tributárias e fiscais, pagamento de contas, controle de recebimentos, envio de informações ao contador.
Por isso, a primeira dica para garantir uma gestão de tempo eficiente no seu negócio é a organização desta rotina, com a categorização das tarefas. Você deve identificar e separar as obrigações de acordo com a sua prioridade e o profissional responsável.
Se o escritório for pequeno e contar com um time mais restrito, a sua tarefa é ainda mais desafiadora, já que é preciso atribuir as obrigações financeiras e administrativas de acordo com as capacidades de cada colaborador.
Aposte no uso da tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada na gestão de tempo e planejamento da rotina em consultórios médicos. Você pode investir em soluções digitais como agendas virtuais, softwares de gestão voltados para o setor médico ou ainda a utilização de planilhas específicas na rotina administrativa e contábil.
É possível encontrar muitas soluções disponíveis no mercado, após mapear e compreender as necessidades do seu consultório, vai ficar mais fácil entender quais opções se adaptam ao seu negócio.
Além de softwares direcionados para a gestão das tarefas e do tempo no consultório, também é possível encontrar, por exemplo, sistemas voltados para a prescrição de medicamentos, consulta a informações do CID e calculadoras médicas.
A tecnologia é uma aliada dos profissionais da área de saúde e, por isso, deve ser inserida na rotina e nas atividades realizadas dentro do consultório médico.
Invista no treinamento dos seus colaboradores
Muitos médicos esquecem (ou não dão a devida importância) ao treinamento dos seus profissionais. Mesmo em consultórios pequenos, é importante dedicar atenção e cuidado a esse aspecto, já que ele vai fazer toda diferença na qualidade do serviço prestado aos seus pacientes.
O profissional responsável pelo atendimento, por exemplo, deve estar capacitado para recepcionar e orientar o paciente de forma adequada. Já o colaborador responsável pelo setor administrativo e/ou financeiro, por exemplo, precisa conhecer as rotinas, entender sobre gestão de estoque, planejamento e gestão financeira, bem como sobre a legislação e as principais obrigações tributárias e fiscais atreladas ao negócio.
Isso inclui ações como a emissão de documentos fiscais, registro de informações tributárias e controle dos valores que entram e saem do caixa do consultório. Todas estas atividades exigem conhecimento adequado a fim de garantir a eficiência no desenvolvimento do trabalho.
Terceirize áreas especializadas
Dentro de um consultório médico o foco é o atendimento direcionado para a saúde. Por isso, terceirizar setores como o financeiro e contábil é uma estratégia muito eficiente, já que permite que as atenções e as energias dos colaboradores sejam direcionadas para a especialização do consultório.
Quando se fala em terceirização da gestão financeira, que é uma das formas de outsourcing mais utilizadas em consultórios médicos, está se referindo especificamente à contratação de um profissional autônomo ou um escritório especializado para prestar os serviços ao médico.
O consultório e o contador ajustam entre si as tarefas que serão executadas mediante o pagamento de honorários. Isso impacta não só na qualidade do trabalho desenvolvido, que é direcionado para um profissional altamente qualificado, como na redução de custos para o consultório, já que não será mais preciso utilizar um funcionário com carteira assinada para realizar atividades desta área.
É possível encontrar profissionais de assistência contábil que são especializados no atendimento de clínicas e consultórios médicos, garantindo ainda mais qualidade para os serviços prestados.
Como você viu, a otimização da gestão de tempo pode ser feita de diversas maneiras. Além de organizar a agenda e estabelecer obrigações, também é importante investir em treinamento e apostar em soluções como a tecnologia e a terceirização.
Os reflexos de boas práticas na otimização do tempo influenciam tanto no aumento da produtividade, quanto no desempenho dos seus colaboradores e na satisfação dos seus pacientes. Além disso, você agrega mais segurança fiscal, contábil e jurídica, garantindo o melhor desempenho e a melhor profissionalização do seu consultório.
Adotar estratégias específicas de gestão permite que você especialize seu consultório, direcione questões secundárias para profissionais capacitados a atender esse tipo de demanda e consiga, dessa forma, focar suas energias em setores importantes para proporcionar um atendimento de alta qualidade.
Agora que você já sabe como aperfeiçoar o tempo no consultório, que tal inserir boas práticas na sua clínica? Então, entre em contato conosco e descubra de que forma podemos auxiliar na gestão e aperfeiçoamento da rotina do seu negócio! Esperamos por você!